Acuerdos y Condiciones Morotea

1. Objeto de este documento

Estos Acuerdos y Condiciones explican cómo funciona Morotea, qué tipo de información puede gestionarse dentro de la plataforma, cómo se accede a la información de cada unidad, cuáles son los límites de uso y cómo protegemos los datos que administra cada condominio.

Morotea es una plataforma de apoyo para administradoras, juntas de condominio y equipos de cobranza que necesitan automatizar comunicaciones, ordenar el seguimiento y consultar el estado de una unidad con privacidad y control.

2. Alcance del servicio

Morotea puede ayudar a:

• enviar recordatorios de pago por distintos canales
• registrar respuestas, promesas de pago y seguimientos
• organizar información de cobranza por unidad
• generar reportes operativos y financieros
• consultar el estado de una unidad con acceso controlado
• conservar trazabilidad de las gestiones realizadas

Morotea no presta asesoría legal, no sustituye al administrador del condominio, no representa judicialmente al condominio, no inicia demandas y no garantiza la recuperación de ninguna deuda.

3. Titularidad y autorización de la información

La información cargada en Morotea pertenece al condominio o a la persona que este haya autorizado para administrarla.

La administradora, junta o usuario con acceso al sistema es responsable de:

• que los datos cargados sean correctos y actualizados
• contar con autorización suficiente para tratar esa información
• definir quién puede ver, consultar o modificar cada dato
• usar la plataforma conforme al reglamento interno del condominio y a la normativa aplicable

Morotea actúa como herramienta de tratamiento y organización de la información, no como titular de los datos del condominio.

4. Consulta de morosidad y solvencia por unidad

Cuando el condominio habilite la función de consulta por unidad, la información publicada es controlada, limitada y no invasiva.

5. Principio de privacidad

Morotea está diseñada para que la gestión de cobranza y la consulta de estatus por unidad se realicen sin exponer innecesariamente datos personales.

La información sobre morosidad o solvencia debe tratarse como un dato operativo asociado a la unidad, no como un mecanismo para divulgar públicamente la situación personal de una persona.

Morotea no está disponible para usos no autorizados en cuanto a:

• publicar listados públicos de morosos
• divulgar datos personales sin autorización
• humillar, amenazar o hostigar a residentes
• usar la información para fines distintos a la gestión del condominio

6. Consideración legal sobre la transmisión de inmuebles

En procesos de compra, venta, cesión o financiamiento de una unidad, el interesado debe verificar la situación de la unidad antes de cerrar la operación.

Por eso, la consulta de solvencia por unidad existe como una herramienta de transparencia: permite conocer si la unidad presenta obligaciones pendientes y ayuda a prevenir desacuerdos posteriores entre las partes.

Morotea facilita ese flujo de información, pero la responsabilidad de la operación, su validación legal y la revisión de documentos corresponde a las partes involucradas y a sus asesores legales por medio de las credenciales de acceso otorgadas de manera digital y segura.

7. Uso permitido

El uso de Morotea está permitido únicamente para fines legítimos de administración, cobranza, seguimiento y control interno del condominio.

El usuario se compromete a no usar la plataforma para:

• acosar o amenazar a personas
• divulgar información de terceros sin permiso
• cargar datos falsos o desactualizados
• intentar acceder a información fuera de su nivel de permiso
• usar la plataforma con fines ilícitos o contrarios a la buena fe

La administración del condominio, en sus figuras de acceso delegado es responsable de mantener el control sobre los accesos y sobre las reglas de uso dentro de su comunidad.

8. Conservación de la información

Morotea puede conservar información mientras sea necesaria para prestar el servicio, cumplir obligaciones contractuales, mantener trazabilidad operativa o responder a solicitudes del condominio.

La información puede incluir, según el plan contratado y la configuración del condominio:

• registros de comunicación
• estados de cuenta
• notas operativas
• promesas de pago
• reportes históricos
• trazabilidad de accesos y acciones dentro del sistema

Cuando corresponda, el condominio podrá solicitar la corrección, actualización o eliminación de información, siempre que ello no contradiga obligaciones legales, operativas o de conservación documental.

9. Seguridad y acceso

Morotea implementa controles razonables de acceso y protección para evitar usos no autorizados.

Sin embargo, la seguridad final también depende del uso que haga el condominio de sus credenciales, permisos y procedimientos internos.

El condominio se compromete a:

• no compartir credenciales con personas no autorizadas
• revisar periódicamente los permisos de acceso
• cerrar accesos cuando un usuario deje de formar parte del equipo
• evitar el uso de dispositivos inseguros para ingresar al sistema

10. Exactitud de la información

Morotea muestra la información que el condominio o sus usuarios autorizados cargan, administran o sincronizan en la plataforma.

Por eso, el condominio es responsable de que los datos sean exactos, completos y vigentes. Morotea no responde por errores derivados de información incompleta, desactualizada o cargada incorrectamente por el usuario.

11. Limitación de responsabilidad

Morotea ofrece una herramienta tecnológica para facilitar la gestión de cobranza y la consulta ordenada de información por unidad.

En consecuencia:

• no garantiza resultados de cobro
• no garantiza el pago de deudas
• no garantiza el éxito de gestiones extrajudiciales o judiciales
• no reemplaza el criterio de la administración ni el de un abogado
• no asume responsabilidad por decisiones tomadas por el condominio con base en la información del sistema

12. Limitaciones de acceso, seguridad y disponibilidad de los datos

Morotea adopta medidas razonables de seguridad técnica, administrativa y operativa para proteger la información alojada en la plataforma. Sin embargo, el usuario reconoce que ningún sistema informático, red de comunicaciones o entorno digital puede garantizarse como completamente invulnerable.

En consecuencia, Morotea no puede asegurar de forma absoluta:

• la inexistencia de hackeos, intrusiones o accesos no autorizados
• la ausencia total de fallas de software, hardware o infraestructura
• la disponibilidad continua e ininterrumpida del servicio
• la integridad absoluta de la información frente a incidentes provocados por terceros
• la eliminación total de riesgos derivados de credenciales comprometidas, dispositivos inseguros o configuraciones incorrectas realizadas por el usuario o por terceros ajenos al control del servicio

La disponibilidad de los datos y del servicio puede verse afectada por circunstancias fuera del control razonable de Morotea, incluyendo, entre otras:

• fallas de proveedores de internet, nube, alojamiento, mensajería o infraestructura tecnológica
• ataques informáticos, malware, phishing o intentos de suplantación
• cortes eléctricos, interrupciones de red o problemas de conectividad
• errores de configuración, uso indebido de credenciales o accesos compartidos
• eventos de fuerza mayor o caso fortuito
• medidas adoptadas por autoridades competentes
• mantenimiento, actualizaciones o contingencias técnicas necesarias para preservar la seguridad del sistema

Cuando exista una sospecha razonable de acceso no autorizado, compromiso de credenciales o incidente de seguridad, Morotea podrá, sin que ello genere responsabilidad adicional:

• restringir temporalmente el acceso a cuentas o funcionalidades
• solicitar verificación adicional de identidad o autorización
• rotar credenciales, tokens o mecanismos de acceso
• suspender operaciones que puedan comprometer la seguridad de la información
• aplicar medidas de contención, recuperación o revisión técnica

El usuario y el condominio son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales, usar dispositivos y redes seguras, aplicar controles internos adecuados y reportar oportunamente cualquier incidente que pueda comprometer la seguridad de la cuenta o de la información.

Morotea no será responsable por pérdidas, alteraciones, demoras, indisponibilidad o divulgación de información que deriven de hechos atribuibles a terceros, fallas externas o circunstancias fuera de su control razonable, sin perjuicio de las obligaciones que correspondan conforme a la normativa aplicable y a las medidas de mitigación que razonablemente puedan adoptarse.

13. Disponibilidad del servicio y horarios de comunicación

Morotea realiza esfuerzos razonables para mantener la disponibilidad continua de la plataforma. Sin embargo, el usuario reconoce que el servicio puede experimentar interrupciones, degradaciones o suspensiones temporales por causas técnicas, operativas o de terceros, incluyendo mantenimiento programado, fallas de infraestructura, problemas de conectividad, actualizaciones de seguridad o eventos fuera del control razonable de Morotea.

Salvo que exista un acuerdo comercial específico que establezca un nivel de servicio distinto, cualquier referencia a disponibilidad, tiempos de respuesta o continuidad del servicio deberá entenderse como un objetivo operativo y no como una garantía absoluta de funcionamiento ininterrumpido.

Morotea no será responsable por retrasos, indisponibilidad temporal, pérdida de acceso o imposibilidad de envío o recepción de comunicaciones cuando dichos hechos obedezcan a causas ajenas a su control razonable, incluyendo fallas de proveedores tecnológicos, interrupciones de red, incidentes de seguridad, fuerza mayor, caso fortuito o acciones de terceros.

14. Descargo de responsabilidad sobre formatos, plantillas y contenido de las comunicaciones

Morotea pone a disposición del condominio herramientas tecnológicas para crear, organizar, automatizar y enviar comunicaciones relacionadas con la gestión administrativa y de cobranza. No obstante, el contenido específico de dichas comunicaciones es responsabilidad exclusiva de la administración, del representante del condominio y de los usuarios autorizados que las configuren, redacten o aprueben.

En consecuencia, Morotea no asume responsabilidad por:

• la redacción, tono, estilo o forma de los mensajes
• el uso de plantillas, formatos, descripciones o textos sugeridos
• la corrección jurídica, administrativa o fáctica del contenido enviado
• expresiones ofensivas, inadecuadas, coercitivas, confusas o imprecisas
• mensajes que puedan resultar contrarios al reglamento interno, a la normativa aplicable o a decisiones válidamente adoptadas por el condominio
• la interpretación que terceros hagan del contenido de los comunicados

Toda comunicación generada, editada o enviada mediante la plataforma debe ser revisada, validada y aprobada por el representante del condominio o por los usuarios autorizados antes de su uso.

Morotea puede ofrecer ejemplos, sugerencias, plantillas o estructuras de comunicación orientadas a facilitar la operación, pero dichos recursos se entregan únicamente como apoyo técnico y operativo. Su utilización no implica aprobación legal, validación formal ni sustitución del criterio humano del condominio.

El condominio, su administración y sus usuarios autorizados son responsables de asegurar que los comunicados:

• mantengan un trato respetuoso y educado
• no contengan amenazas, hostigamiento ni presión indebida
• respeten la privacidad y los límites de divulgación de información
• se ajusten al reglamento del condominio y a la normativa aplicable
• sean adecuados al contexto y objetivo de cada comunicación

Morotea no será responsable por daños, reclamos, conflictos o consecuencias derivados del uso, modificación o envío de comunicaciones cuyo contenido haya sido definido por el condominio, ni por la decisión de emplear o no emplear determinadas plantillas, fórmulas de redacción o estilos de mensaje.

15. Bitácora de seguridad, registros de actividad y supervisión del uso

Morotea mantiene una bitácora técnica y operativa de seguridad con el fin de proteger el uso adecuado de la plataforma, preservar la integridad de la información y facilitar la supervisión de la herramienta.

Dicha bitácora puede recopilar y conservar, según corresponda, información relacionada con:

• accesos realizados a la plataforma
• intentos de inicio de sesión, exitosos o fallidos
• cambios efectuados en configuraciones, registros o contenidos
• acciones ejecutadas por usuarios autorizados
• eventos técnicos relevantes para la seguridad del sistema
• alertas, incidencias, errores y actividades anómalas
• fechas, horas, direcciones IP, identificadores de sesión o datos técnicos equivalentes necesarios para trazabilidad y control

La recopilación de estos registros tiene por finalidad exclusiva o principal:

• proteger la seguridad del servicio
• detectar y prevenir accesos no autorizados
• investigar incidentes o comportamientos sospechosos
• mantener trazabilidad de las acciones realizadas dentro de la plataforma
• supervisar el uso correcto de la herramienta
• fortalecer la continuidad operativa y la integridad de la información

El acceso a esta información estará restringido al personal autorizado de Morotea o a quienes deban intervenir por razones técnicas, de soporte, seguridad o cumplimiento de obligaciones legales.

Morotea podrá conservar estos registros por el tiempo necesario para fines de seguridad, auditoría, operación, soporte técnico y cumplimiento normativo, sin perjuicio de los plazos adicionales que puedan corresponder por requerimientos legales o contractuales.

El usuario y el condominio reconocen y aceptan que el uso de la plataforma puede generar estos registros como parte normal del funcionamiento del servicio y de las medidas razonables de protección de la información.

16. Limitaciones del servicio respecto a recaudación, pagos y obligaciones del condominio

Morotea es una herramienta de apoyo para la gestión administrativa y de cobranza del condominio. Su función se limita a facilitar procesos de control, seguimiento, comunicación, trazabilidad y organización de la información relacionada con la cobranza, sin asumir la gestión material, legal o financiera propia de la administración del condominio.

En consecuencia, toda actividad relacionada con:

• recaudación, recepción, custodia o manejo de dinero
• definición, habilitación o verificación de mecanismos de pago
• emisión, validación o conciliación de reportes de pago
• aplicación de pagos, abonos, saldos o imputaciones contables
• determinación de moras, recargos, intereses o sanciones
• cumplimiento de formalidades, procedimientos o decisiones previstas en la Ley de Propiedad Horizontal
• adopción de acuerdos, autorizaciones o instrucciones de cobro
• gestión de reclamaciones, objeciones, ajustes o regularizaciones de cuentas

queda bajo la responsabilidad única y exclusiva de la administradora del condominio, de su representante y de los usuarios expresamente autorizados por éste, conforme a la normativa vigente, al reglamento interno y a las decisiones válidamente adoptadas por el condominio.

Morotea no recibe dinero por cuenta del condominio, no administra fondos, no decide la validez de un pago, no concilia estados financieros con efectos contables o legales, no sustituye la función de la administradora y no asume responsabilidad por la exactitud, oportunidad o legalidad de las decisiones de cobro, pago o registro que correspondan al condominio.

Asimismo, cualquier reporte, notificación, recordatorio o comunicación generado por Morotea tiene carácter comunicacional, instrumental y de apoyo operativo, y no constituye por sí mismo validación contable, certificación jurídica, reconocimiento de deuda, ni aprobación de pago o saldo por parte de Morotea.

La administradora del condominio será la única responsable de definir, supervisar y ejecutar los procesos de cobranza, recaudo, conciliación y cumplimiento aplicables conforme a la legislación vigente. Morotea actúa únicamente como soporte tecnológico y sistema digital para facilitar la gestión, el control y las comunicaciones asociadas a dichos procesos para la gestión de la cobranza, control y recuperación de la cartera.

17. Cambios en estos acuerdos

Morotea puede actualizar estos Acuerdos y Condiciones cuando sea necesario para reflejar mejoras del servicio, cambios operativos o ajustes legales.

Cuando haya cambios relevantes, se publicará la versión actualizada en esta página o se notificará por los canales habituales del servicio.

El uso continuo de la plataforma después de la publicación de cambios implica la aceptación de la versión vigente.

18. Contacto

Si tienes preguntas sobre estos Acuerdos y Condiciones, o sobre el tratamiento de datos dentro de Morotea, puedes escribir a:

• Correo: soporte@morotea.app
• Sitio web: https://morotea.app

19. Veracidad, calidad y actualización de la información incorporada al sistema

La veracidad, exactitud, vigencia, validez, consistencia y coherencia de toda la información incorporada a Morotea es responsabilidad única y exclusiva del condominio, de la administradora, del representante autorizado y de cualquier usuario que cargue, modifique o mantenga datos dentro del sistema.

Morotea opera sobre la base de la información que recibe, por lo que los resultados, reportes, recordatorios, estados de cuenta, cálculos, alertas y demás salidas del sistema dependen directamente de la calidad del dato suministrado por el usuario. En consecuencia, cualquier error, omisión, duplicidad, desactualización o inconsistencia en la información cargada puede afectar el funcionamiento, la precisión y la utilidad de los resultados generados por la plataforma.

La responsabilidad sobre la calidad del dato comprende, entre otros, los siguientes aspectos:

• la correcta carga inicial de los datos
• la actualización continua y oportuna de la información
• la revisión periódica de cuentas, saldos, montos y estados de cuenta
• la verificación de datos personales y de contacto
• la coherencia entre registros operativos, administrativos y contables
• la vigencia de la información utilizada para comunicaciones y gestiones de cobranza

Morotea no asume responsabilidad por decisiones, reportes, comunicaciones o resultados derivados de información incorrecta, incompleta, inconsistente, no validada o desactualizada cargada por el usuario o por terceros autorizados por el condominio.

El usuario reconoce que la plataforma es una herramienta de apoyo y no un sustituto de la validación humana, administrativa, contable o legal que corresponde al condominio y a sus responsables autorizados.

20. Disponibilidad de acceso a los datos y condición de pago de la suscripción

El acceso a la plataforma Morotea, así como a los datos, reportes, registros, estados de cuenta y demás funcionalidades asociadas al servicio, estará sujeto al cumplimiento oportuno de las obligaciones de pago derivadas del plan de suscripción contratado por el suscriptor en representación del condominio.

Morotea se reserva el derecho de limitar, suspender o restringir el acceso a la información y a las funcionalidades de la plataforma cuando exista mora, vencimiento o incumplimiento en el pago mensual de la suscripción o de cualquier otra obligación económica asociada al plan contratado.

En consecuencia, la disponibilidad del acceso a los datos dentro de la plataforma depende de que la suscripción se encuentre activa y al día. Si el pago mensual vence y no ha sido realizado conforme a las condiciones contratadas, Morotea podrá, sin que ello genere responsabilidad alguna:

• restringir el acceso total o parcial a la plataforma
• limitar la visualización de datos, reportes o historiales
• suspender temporalmente funcionalidades operativas o de consulta
• condicionar la reactivación del servicio a la regularización del pago pendiente

El suscriptor, actuando en representación del condominio, reconoce que el acceso a la plataforma no es indefinido ni gratuito, sino que se encuentra vinculado al mantenimiento vigente del plan de servicio contratado y al pago puntual de las cuotas mensuales correspondientes.

Sin perjuicio de lo anterior, Morotea podrá conservar la información conforme a sus políticas de seguridad, respaldo, trazabilidad y cumplimiento, aun cuando el acceso del suscriptor sea suspendido o restringido por falta de pago.

21. Vigencia de los datos y conservación vinculada al estado de la suscripción

Mientras el suscriptor mantenga activos y al día los planes de servicio contratados en representación del condominio, Morotea mantendrá disponible el acceso a los datos, registros, reportes y funcionalidades asociadas a la plataforma, conforme al plan vigente.

En caso de que el suscriptor deje de realizar los pagos correspondientes y la suscripción permanezca en estado de mora por un período continuo de tres (3) meses, Morotea podrá proceder a la eliminación de la información asociada a la cuenta del condominio, incluyendo datos cargados, registros operativos y demás contenidos almacenados en la plataforma, salvo aquellos que deban conservarse por razones técnicas, de respaldo, seguridad, auditoría o cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

El suscriptor reconoce y acepta que la permanencia de la información en la plataforma está condicionada al mantenimiento activo de la suscripción y al cumplimiento oportuno de las obligaciones de pago. Una vez superado el plazo indicado, la información podrá ser suprimida del sistema y dejar de estar disponible para el suscriptor.

Morotea no será responsable por la pérdida de acceso o eliminación de datos cuando ello derive del incumplimiento en el pago del plan contratado, sin perjuicio de las obligaciones de conservación que correspondan conforme a la normativa aplicable.

22. Ofertas de acceso gratuito y sus limitaciones

Morotea podrá ofrecer, de manera temporal o promocional, Demos, planes, pruebas, accesos gratuitos, Webiminars, demostraciones extendidas, beneficios sin costo o cualquier otra modalidad de uso gratuito del servicio.

Salvo que se indique expresamente lo contrario por escrito, dichas ofertas gratuitas quedarán sujetas a estos mismos Acuerdos y Condiciones, y producirán los mismos efectos jurídicos y operativos en cuanto a obligaciones de uso, privacidad, seguridad, limitaciones técnicas, tratamiento de la información y responsabilidad del usuario o del condominio.

Las ofertas de acceso gratuito podrán estar sujetas, entre otras, a las siguientes limitaciones:

• duración limitada
• restricciones de funcionalidades
• limitación de usuarios, unidades, mensajes o volumen de datos
• ausencia de soporte prioritario o soporte personalizado
• ausencia de garantía de disponibilidad continua o nivel de servicio específico
• limitaciones de almacenamiento, historial o conservación
• posibilidad de modificación, suspensión o finalización sin que ello genere indemnización o compensación alguna

El acceso gratuito no constituye, por sí mismo, un derecho adquirido, permanente o renovable automáticamente. Morotea podrá suspender, restringir o terminar una oferta gratuita cuando lo considere necesario por razones técnicas, comerciales, de seguridad, prevención de fraude, uso indebido o incumplimiento de estos Acuerdos y Condiciones.

Cuando una oferta gratuita tenga una duración determinada, su vencimiento implicará la terminación automática del acceso, salvo renovación expresa o migración a un plan de pago vigente.

El usuario reconoce que las ofertas gratuitas se brindan como una facilidad comercial y que, mientras estén activas, continúan aplicando las reglas de uso, responsabilidad, seguridad, tratamiento de datos, limitaciones de acceso y demás condiciones establecidas en este documento.